Text copied to clipboard!
Заглавие
Text copied to clipboard!Служител в отдел документи
Описание
Text copied to clipboard!
Търсим Служител в отдел документи, който да се присъедини към нашия екип и да подпомага ефективното управление на документацията в организацията. Идеалният кандидат ще бъде организиран, прецизен и с внимание към детайла, като ще играе ключова роля в поддържането на точна и навременна документация, съответстваща на вътрешните политики и законовите изисквания.
Основните задължения включват приемане, регистриране, класифициране, архивиране и разпределяне на входяща и изходяща документация. Служителят ще работи в тясно сътрудничество с различни отдели, за да осигури правилното съхранение и достъп до документи, както и ще следи за спазването на срокове и процедури, свързани с документооборота.
Кандидатът трябва да притежава отлични комуникационни умения, да умее да работи с офис техника и софтуер за управление на документи, както и да има способност за работа под напрежение и при спазване на срокове. Предишен опит в административна или архивна дейност ще се счита за предимство.
Работата изисква високо ниво на конфиденциалност и отговорност, тъй като служителят ще има достъп до чувствителна информация. Освен това, ще се очаква активно участие в оптимизацията на процесите по документооборот и въвеждането на електронни системи за управление на документи.
Ако сте мотивирани, организирани и търсите възможност за развитие в стабилна и професионална среда, тази позиция е подходяща за вас.
Отговорности
Text copied to clipboard!- Приемане и регистриране на входяща и изходяща документация
- Класифициране и архивиране на документи според вътрешни правила
- Поддържане на електронна и хартиена документация
- Координация с други отдели относно документооборота
- Следене на срокове и спазване на процедури
- Изготвяне на справки и отчети при необходимост
- Поддържане на конфиденциалност на информацията
- Участие в оптимизация на процесите по управление на документи
- Работа със специализиран софтуер за документооборот
- Подпомагане на административния екип при нужда
Изисквания
Text copied to clipboard!- Средно или висше образование
- Опит в административна дейност е предимство
- Добри компютърни умения (MS Office, системи за документооборот)
- Организираност и внимание към детайла
- Умения за работа в екип
- Способност за работа под напрежение и спазване на срокове
- Отговорност и дискретност
- Добри комуникационни умения
- Желание за учене и развитие
- Знания по архивиране и класификация на документи са предимство
Потенциални въпроси за интервю
Text copied to clipboard!- Какъв е вашият предишен опит в административна дейност?
- Работили ли сте със системи за управление на документи?
- Как се справяте със задачи с кратки срокове?
- Какви мерки предприемате за поддържане на конфиденциалност?
- Как организирате работния си ден при голям обем документи?
- Имате ли опит с архивиране и класификация на документи?
- Какви софтуерни програми използвате в ежедневната си работа?
- Какво ви мотивира да работите в административна позиция?
- Как се справяте с рутинни задачи?
- Готови ли сте да се обучавате и развивате в тази област?
